Кейс Redbee - создание Welcome Book и системы онбординга сотрудников

О клиенте

Redbee – агентство digital-маркетинга с командой более 35 специалистов.
Мы работаем с SEO, ORM, контекстной рекламой, аналитикой и комплексным продвижением проектов в разных нишах.

У нас нет выделенного HR-отдела, поэтому процессы адаптации новых сотрудников исторически ложились на плечи руководителей и коллег, что приводило к разрозненности информации и высокой нагрузке на команду.

Услуга: Корпоративный сайт

Тематика: HR/Управление персоналом

Период: Июль 2024 – Август 2024

Проблема

Процесс онбординга был неструктурированным и стихийным, основанным преимущественно на устных объяснениях. Ключевые знания о компании, ее ценностях и процессах были разбросаны по разным источникам: в чатах, закрепленных сообщениях, регламентах.

Это создавало стресс для новичков, которые тратили много времени на поиск информации, и нагрузку на действующих сотрудников, вынужденных постоянно повторять одно и то же.

Цель

Систематизировать информацию: собрать в одном месте весь объем знаний о компании – от корпоративной культуры и ценностей до рабочих процессов и административных вопросов.
Снизить нагрузку на команду: освободить руководителей и коллег от необходимости каждый раз заново рассказывать базовые вещи, переложив эту функцию на самодостаточный ресурс.
Ускорить адаптацию: помочь новому сотруднику почувствовать себя частью команды и понять принципы работы компании максимально быстро и комфортно.
Передать культуру и ценности: создать не просто сухой справочник, а ресурс, который отражает уникальную атмосферу и «вайб» Redbee.

Этапы работ

Аудит и сбор информации

Сначала мы провели тщательный анализ всех существующих материалов и опросили команду.

Сделали: пересмотрели все внутренние регламенты, инструкции, чаты (например, в Битрикс24) на наличие важной информации.
Изучили: опросили сотрудников с разным опытом работы, чтобы выяснить, с какими вопросами и сложностями они сталкивались в начале своего пути в Redbee. Собрали «местный фольклор» и традиции.
Внедрили: принцип единого источника истины, выделив ключевые темы для будущего Welcome Book.

Выбор формата и проектирование

Мы отказались от классических, но неэффективных в нашем случае форматов в пользу современного решения.

Проанализировали разные варианты: PDF, печатные буклеты, чат-боты.
Изучили: опыт других компаний и потребности нашей собственной команды. Поняли, что нам нужен гибкий, интерактивный и визуально привлекательный ресурс.
Внедрили: решение создать Welcome Book в формате сайта на платформе Tilda. Это дало нужную гибкость, доступность с любого устройства и возможность для творчества.

Разработка и наполнение контентом

Ключевой этап, на котором информационный «талмуд» превратился в живой и увлекательный ресурс.

Написали все тексты в неформальном, дружеском стиле (на «ты»), как мы и общаемся в компании.
Изучили: корпоративный стиль и визуальный язык Redbee, чтобы отразить их в дизайне.
Внедрили:
– множество живых фотографий сотрудников с мероприятий;
– кликабельные ссылки на регламенты и базы знаний;
– викторину с интересными фактами о компании для вовлечения;
– парольный доступ к сайту для обеспечения конфиденциальности.

Запуск и сбор обратной связи

Welcome Book – это живой инструмент, который требует постоянного внимания.

Представили ресурс всей команде и начали активно использовать его в процессе онбординга новых сотрудников.
Изучили: первые отзывы от новичков и их наставников об удобстве и полноте информации.
Внедрили: практику регулярного обновления контента на основе обратной связи и изменений в компании.

Результаты и KPI

30%

Времени сэкономили менеджерам на онбординг

100%

Сотрудников получили единый доступ к информации

Ключевых разделов в структуре

Блока знаний

Создание Welcome Book стало для нас важным внутренним проектом, который решил сразу несколько организационных задач. Мы не только дали новым коллегам удобный инструмент для старта, но и значительно оптимизировали внутренние процессы.

Главный урок: эффективный онбординг – это симбиоз технологии и человеческого подхода. Welcome Book взял на себя рутину и систематизацию информации, но он не заменил живого общения, поддержки и внимания со стороны команды. Это основа, которая позволяет и новичку, и его коллегам сосредоточиться на самом важном - работе и интеграции в команду.

Результат: более плавный, быстрый и приятный процесс адаптации, который помогает новому сотруднику с первых дней чувствовать себя частью Redbee.